¿Qué es una factura proforma?
Se trata de un documento informativo de la compraventa tanto de bienes como de servicios que se va a hacer. Es un paso previo a la factura normal, que funciona únicamente a título informativo para el cliente.
No tiene ningún tipo de validez legal a efectos contables o fiscales.
Diferencia entre factura proforma y presupuesto
Si bien es cierto que ambos documentos son muy parecidos en lo que a su función se refiere, ya que informan al eventual cliente de lo que podría llegar a costar una actividad comercial con bienes o de servicios.
La proforma se utiliza cuando la relación con el cliente está más asentada, el presupuesto, por el contrario, es un primer documento informativo que el cliente puede aceptar, rechazar o modificar. Una vez el presupuesto es aceptado, se suele enviar a modo de borrador de la factura final.
Así, la factura proforma es una factura provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial. No tiene valor fiscal ni contable, simplemente es un documento en el que se especificarán los detalles de una futura factura definitiva.
El siguiente paso en la negociación sería crear la factura comercial para asegurar que se produzca la transacción.
Diferencia entre factura ordinaria y proforma
Como ya hemos comentado, la gran diferencia entre una factura ordinaria y una proforma es la validez legal a efectos contables que poseen.
La factura comercial es un documento que tiene plena validez contable y fiscal y, la única manera de poder modificarla, es con otra factura rectificativa. En cambio, la proforma es, como se ha dicho, el paso previo a la factura definitiva, por lo que siempre se pueden hacer modificaciones y su validez es de carácter jurídico (solamente para acreditar una actividad iniciada, pero no a efectos fiscales).
En cuanto al contenido de ambas, no hay diferencias ya que comprenden los mismos conceptos.
Qué información debe contener.
A priori, tanto la factura comercial como la proforma deberían tener un contenido muy similar, ya que la proforma es el paso previo a la emisión de la factura definitiva.
Este es el contenido que debe tener una factura proforma:
- Encabezado, informando que se trata de una factura proforma.
- Fecha de emisión.
- Identificación del posible cliente y del proveedor: Nombre y apellidos, domicilio, identificación fiscal, número de IVA Intracomunitario…
- Descripción del producto/servicio, su cantidad final y su precio total.
- Los impuestos aplicables.
¿Cómo hacer la factura proforma?
Hacer una factura proforma es un procedimiento fácil y muy similar al de una factura comercial. A continuación, mostramos los pasos a seguir para elaborarla de forma precisa.
En primer lugar, es indispensable indicar en el documento que estamos ante factura proforma. Debe indicarse en el encabezado. De esta manera, nos ahorramos posibles errores de forma, puesto que la validez entre las dos facturas es distinta. Además, en la factura proforma aún se pueden hacer modificaciones al no tratarse de una factura definitiva.
Lo siguiente es poner la fecha de emisión y dejar constancia de la misma en la factura.
A continuación, se deben añadir los siguientes datos fiscales y la información, tanto del posible cliente como del proveedor:
- Nombre y apellidos en el caso de autónomos y razón social en caso de ser empresas.
- NIF.
- Dirección fiscal.
Acto seguido, es necesario detallar la información del pedido; es decir, la cantidad de productos o servicios que son objeto de la operación, la cantidad del coste unitario y el IVA aplicable en el producto o servicio.
Y, por último, debe indicarse el importe final total, añadiendo a las cantidades del producto o servicio los costes de los impuestos correspondientes, teniendo en cuenta también las retenciones y los descuentos aplicables a la base imponible.
Ejemplo de la factura proforma
Debe ser un documento fácil de leer y entendible para evitar confusiones con el futuro cliente. Tal y como hemos dicho, esta no será la factura definitiva, pero debe contener la mínima información para que el cliente sea plenamente conocedor las especificaciones de la operación comercial que van a realizar, faltando el acuerdo definitivo entre ambas partes. A continuación, se incorpora un ejemplo de proforma:
En definitiva, la emisión de una factura proforma no es excesivamente compleja pero su realización puede restar muchas horas de tiempo óptimo de trabajo, por lo que lo más eficiente es contactar con alguien especializado en el servicio y focalizar todos los esfuerzos en el desarrollo de la actividad económica.
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